Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva è una nuova figura professionale che certifica, controlla e implementa la Conservazione Sostitutiva. Il Responsabile è tipicamente un Ingegnere Informatico, specializzato in materie legali e contabili, che rende il documento informatico, un documento a valore legale e probatorio.

Il CNIPA con la delibera n.11 del 2004, specifica dettagliatamente le operazioni che deve effettuare il Responsabile della Conservazione. Mancare ad una sola dei seguenti compiti, significa che il processo di Conservazione Sostitutiva è notevolmente compromesso :

a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza.
Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;
b) archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti;
2) estremi identificativi del responsabile della conservazione;
3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della
conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
4) indicazione delle copie di sicurezza;
c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle
eventuali diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento
temporale;
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità
dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo
del contenuto dei supporti.

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