IL WORKFLOW E IL BPM DOCUMENTALE : IL MODO MIGLIORE DI GESTIRE LE INFORMAZIONI AZIENDALI, RIDUCENDO I COSTI.

Automatizzare i processi aziendali, partendo dalla corretta gestione delle informazioni aziendali passando per il workflow documentale, fino ad arrivare alla dematerializzazione della carta con la conservazione sostitutiva, concerne direttamente il mondo dei processi operativi del BPM (Business Process Management) e del BPR (Business Process Reengineering). Il miglioramento dei processi decisionali dell'impresa digitale e l'incremento dell'efficienza operativa dei processi e dei flussi lavorativi, pone l'azienda in una posizione migliore sotto tutti gli aspetti manageriali, operativi e decisionali.

Ogni documento e ogni informazione contenuta, generano sempre e comunque un nuovo processo aziendale che deve essere trattato velocemente ed efficientemente dagli utenti dell'organizzazione.

Gli utenti aziendali, infatti,  devono essere in grado di definire e gestire i documenti che vengono inviati passo dopo passo, per tutti i processi aziendali. Immaginate, ad esempio, lo scenario in cui un determinato documento è stato inviato alle varie parti per la revisione e l'approvazione prima di essere classificato come un documento finale per scopi di presentazione o per scopi fiscali e tributari.

I processi di workflow sono fondamentali per il successo del proprio business, poichè trasmettono il contenuto e la conoscenza tra i dipendenti. Processi manuali o poco automatizzati, rendono quasi impossibile trovare le giuste informazioni. E non gestire bene le informazioni aziendali, significa aumentare i rischi di realizzazione dei progetti e degli obiettivi prefissati, anche a livello legale. 

Con l' automatizzazione dei processi di business, si ha una piattaforma di collaborazione in grado di gestire tutto il ciclo di vita delle informazioni e quindi dei documenti.

Leggi le funzioni della nostra soluzione, scommettiamo che ti interessano ? 

Elimina sprechi di tempo per cercare i tuoi documenti o l'ultima versione di un documento - e soprattutto conservali in modo sicuro ed affidabile. Non intasare le e-mail dei tuoi collaboratori e condividi e gestisci i documenti in ufficio o in tutto il mondo con tutta la tua organizzazione. Utilizza funzioni di collaborazione per organizzare i documenti in cartelle e costruisci alberi di cartelle che rispecchiano la tua organizzazione. Lascia che i colleghi interni ed esterni vengano a conoscenza di un documento direttamente via e-mail inserendo un link al documento, o allegando il documento per l'e-mail. Controlla le versioni dei documenti con funzioni di checkin / checkout, blocco dei documenti, cronologia delle versioni e il confronto dei contenuti. Usa i tuoi documenti condivisi come un disco sul web utilizzando WebDAV.

La sicurezza è la prima cosa! Devi sapere che i tuoi dati sono al sicuro e che i documenti possono essere raggiunti solo dalle persone autorizzate a vederli. Puoi assegnare infatti utenti, gruppi e ruoli e fornire loro l'accesso alle cartelle di interesse. In questo modo controlli gli autori, chi può creare, leggere e scrivere. Inoltre hai a disposizione l' Integrazione con Microsoft ® Active Directory e LDAP per il controllo di accesso costante via SSL. Hai a disposizione un completo sistema di auditing per rendere sicure tutte le tue informazioni aziendali e non rischi il pericolo di perdere i dati importanti, grazie al disaster recovery e ai backup giornalieri.    

 Puoi sempre trovare quello che stai cercando con il testo integrale di ricerca e la visualizzazione di file integrati e soprattutto grazie alla gestione dei metadati dei singoli documenti. Hai l' anteprima dei documenti online senza dover installare software sul tuo desktop. Puoi anche creare una ricerca avanzata utilizzando infiniti criteri di ricerca e filtri aggiuntivi.

Puoi semplificare i processi di business con flussi di lavoro basati su documenti per tenere tutti i tuoi collaboratori informati e coinvolti. Puoi impostare i flussi di lavoro per ogni singolo documento o per più documenti e tenere traccia delle singole versioni, verificare e protocollare correttamente le informazioni aziendali e i rispettivi contenuti. Puoi automatizzare anche i flussi documentali e le azioni su ogni singolo documento, impostando i trigger del documento. Puoi assegnare i compiti del flusso di lavoro basati su gruppi, ruoli o singoli utenti e generare report dei flussi di lavoro per la verifica e la conformità.

  Puoi integrare tutti i software che vuoi con la gestione elettronica documentale. Sia SAP, sia CRM o altro, puoi collegare le tue informazioni alle nostre soluzioni via Web Services e SOAP. Hai una perfetta integrazione con Microsoft Office che ti consente di effettuare le seguenti operazioni tutte all'interno di Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Outlook : ricerca di documenti direttamente da Office; aprire i documenti per l'editing, e quindi salvarli di nuovo; creare un nuovo documento e aggiungerlo al repository, completo di proprietà di metadati; salvare le email di Outlook e i relativi allegati.

Puoi acquisire qualsiasi tipologia di documento analogico o digitale in modo massivo e centralizzato, integrando la nostra soluzione con qualsiasi scanner e applicazione di acquisizione documentale OCR, come ad esempio Kofax® Capture and CAPSYS® Capture. Puoi catturare i documenti, importandoli automaticamente con i relativi metadati da applicazioni esistenti, server fax e scanner o SAP e renderli disponibili nel workflow documentale attraverso processi di approvazione per singoli stadi.

  Grazie alla nostra integrazione-soluzione in house o in SaaS, puoi fare Conservazione Sostitutiva, Fatturazione Elettronica a norma ISO N15489/2006, CNIPA n.11/2004, D.Lgs 235/2010, DPCM 30/03/2009 e DMEF 23/01/2004, ma anche il Protocollo Informatico e la gestione del Ciclo Attivo e Passivo dei flussi documentali. Inoltre la nostra soluzione è perfettamente conforme al provvedimento del direttore dell'Agenzia delle Entrate per l'invio dell'impronta dell'archivio digitale dei documenti fiscali passati in conservazione sostitutiva e il nostro software risponde a ciascuna delle specifiche tecniche per la trasmissione telematica dell'evidenza informatica. Inoltre sviluppiamo il processo di conservazione secondo lo standard nazionale UNI 11386:2010 per l'Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali.  Avrai la possibilità anche di creare Cd e DVD autoconsistenti per la consultazione da parte dei funzionari statali. La ricerca e l' indicizzazione dei documenti contabili e fiscali passati in conservazione sostitutiva, è ovviamente a norma DigitPA. L' autenticazione forte via smart card e non semplicemente per mezzo di login e password, assicura massima riservatezza e audit con adeguata gestione della privacy e della sicurezza a norma della Leg. 196/2003.