Cos’è la Conservazione Sostitutiva ?

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che da valore legale probatorio opponibile a terzi a documenti informatici e quindi permette la totale dematerializzazione di tutti i documenti fiscali e non dell'azienda, compresa anche la dematerializzazione della documentazione clinica, rendendo il documento analogico e quindi cartaceo, un documento digitale con lo stesso valore legale. In questo modo i documenti rimangono legalmente validi nel tempo, mantenendo valore probatorio e fiscale, con il risultato di essere sempre disponibili, senza dover perdere tempo nel ricercarli. La gestione documentale tradizionale basata sulla carta è notoriamente molto dispendiosa poichè è caratterizzata da processi molto lenti (stampa, copia, duplicati, etc...), che impegnano una quantità significativa di personale, materiali, tempo, energie e risorse. Inoltre il documento cartaceo può essere smarrito, deteriorato falsificato facilmente. Al contrario, il documento digitale/informatico e dunque la gestione di detti documenti (archiviazione, tenuta, collaborazione ed integrazione con software gestionali) è ricca di vantaggi operativi, economici e competitivi.

Quanto risparmio se impiego la GED (Gestione Elettronica dei Documenti) nel mio Business?

Scopri come monitorare gli investimenti e garantirti un ROI certo e quanto ti costa la carta!.

I Vantaggi...una lista quasi infinita!

Assolvimento degli obblighi fiscali (vidimazione, imposta di bollo) per tutti i documenti rilevanti ai fini tributari. Eliminazione dei costi di affitto o di spazi per la conservazione della carta. Eliminazione dei materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali). Eliminazione costi di manutenzione dei sistemi di stampa. Rintracciabilità in tempo reale con nessun costo di tutti i documenti.  Tempo di ricerca documenti ridotti a qualche secondo. Relazione fra tutti i documenti in tutte le attività aziendali. Miglioramento dell'efficacia nella gestione delle informazioni. Sicurezza e controllo delle attività sui documenti archiviati. Flessibilità di gestione dei documenti. Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività più importanti. Aumento dell’efficienza dei processi aziendali. Integrazione delle immagini dei documenti con i dati gestionali dei database. Maggiore efficienza e affidabilità dei processi e integrità delle informazioni. Migliore servizio ai clienti, organizzazione logistica e strategica. Maggiore competitività.    

Perchè affidare i miei documenti alla vostra consulenza ?

Affidare la realizzazione e l'aggiornamento di un archivio digitale a norma presso la Seen Solution, consente di affrontare il problema in modo professionale, con realizzazione di un archivio ottico di elevata qualità e che sia conforme alle ultime normative. L'affidamento di un servizio in outsourcing, consente di eliminare costi di investimento in tecnologie e professionalità per la gestione dell'archivio e per la realizzazione di un software specifico per la consultazione e la gestione dei documenti archiviati.

Per i privati o le aziende che invece vogliono attuare la conservazione sostitutiva nelle proprie strutture e che hanno le capacità tecniche necessarie, offriamo il servizio di insourcing (o in house), impiegando infrastrutture e locali dell'azienda cliente. Seen Solution offre la sua consulenza specifica nel settore, implementando le giuste soluzioni per rispondere alle esigenze del cliente.

 Quali documenti è possibile passare in Conservazione Sostitutiva ?

In base alle normative italiane relative all'archiviazione digitale, si possono specificare quali documenti è possibile passare in conservazione sostitutiva, per permetterne la definitiva distruzione cartacea : le scritture contabili; libri e registri (il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, il libro delle adunanze e delle delibere delle assemblee, il libro del consiglio di amministrazione, del consiglio di gestione, del collegio sindacale, del consiglio di sorveglianza, del comitato per il controllo sulla gestione del comitato esecutivo, il libro delle adunanzee e delle assemblee degli obbligazionisti, il libro degli strumenti finanziari, il libro giornale, il libro degli inventari, il libro cassa, il libro magazzino); tutte le dichiarazioni fiscali; la modulistica relativa ai pagamenti (F23, F24, etc...); fatture; libro giornali ed inventari; le scritture patrimoniali e reddituali; le scritture ausiliare di magazzino; il registro dei beni ammortizzabili; il bilancio d'esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e la nota integrativa; i registri prescritti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto, quali ad esempio il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle fatture emesse; i documenti di trasporto e i cedolini; il Libro Unico del Lavoro; polizze, registri e contratti assicurativi; la documentazione clinica; cartelle cliniche; atti notarili e tanti altri ancora...

Quale sistema tecnologico utilizzate ?

Noi della Seen Solution crediamo che una gestione-conservazione della conoscenza aziendale (documenti, dati, informazioni) efficiente dipende all'80% da fattori manageriali e solo per il 20% dalla tecnologia. Per questo motivo abbiamo creato una vera e propria piattaforma di livello enterprise per la gestione delle informazioni e che dia ampio supporto alle decisioni d'impresa.